De acordo com o fundador da Gráfica Print, Dalmi Fernandes Defanti Junior, a transformação digital deixou de ser um conceito abstrato para se tornar uma decisão de investimento como qualquer outra, e é justamente aí que mora o problema mais comum entre gestores.
A maior parte das empresas sabe descrever o que mudou depois da digitalização, mas poucas conseguem provar, com números, se essa mudança valeu o esforço. Com isso em mente, neste artigo, abordaremos os indicadores que realmente respondem a essa pergunta. Portanto, continue a leitura e entenda como transformar a sensação de progresso em dado concreto.
Por que medir o retorno da transformação digital é mais difícil do que parece?
A resposta está na natureza das mudanças. Segundo Dalmi Fernandes Defanti Junior, diferente de uma máquina nova, cuja produtividade se mede em unidades por hora, um sistema de gestão ou uma automação de atendimento produz efeitos espalhados por vários setores ao mesmo tempo. Esse é o motivo pelo qual tantas pequenas e médias empresas abandonam a mensuração no meio do caminho: não existe um único painel que capture tudo, então o gestor precisa escolher quais sinais acompanhar.
Isto posto, escolher mal os indicadores custa caro. Já que uma empresa pode investir em um novo ERP, sentir que o time trabalha com mais fluidez e, ainda assim, não conseguir justificar o gasto para sócios ou bancos. O problema não é o investimento, é a ausência de um método de leitura. É por isso que o próximo passo importa tanto quanto a própria tecnologia adotada.
Produtividade e economia: os primeiros sinais do retorno
A produtividade é o indicador mais intuitivo, mas também o mais mal calculado. Como ressalta o fundador da Gráfica Print, Dalmi Fernandes Defanti Junior, não basta observar se a equipe parece mais ocupada; é preciso comparar o volume de tarefas concluídas antes e depois da mudança, no mesmo período de tempo. Esse comparativo simples já revela se a ferramenta substituiu trabalho manual ou apenas trocou um tipo de esforço por outro.
A economia, por sua vez, exige olhar além da fatura mensal do software. Tendo isso em vista, os seguintes pontos ajudam a organizar essa conta:
- Redução de horas extras ligadas a tarefas repetitivas;
- Queda no retrabalho causado por erros manuais;
- Diminuição de custos com papel, deslocamento ou ferramentas paralelas;
- Renegociação de contratos que a automação tornou dispensáveis.
Reunidos, esses pontos formam uma economia que raramente aparece isolada em um único relatório, mas que se torna evidente quando comparada mês a mês. Sem esse exercício, a empresa continua pagando por processos que a tecnologia já deveria ter eliminado.
Como o tempo de resposta revela a maturidade digital de um negócio?
Tempo de resposta é talvez o indicador mais sensível ao cliente final. Um pedido que levava três dias para ser confirmado e passa a ser confirmado em poucas horas comunica, sem discurso algum, que a empresa mudou de patamar. Esse tipo de ganho costuma ser subestimado internamente justamente por parecer natural depois de algumas semanas de uso da nova ferramenta.
O erro está em tratar a velocidade como consequência automática da tecnologia. Na prática, o tempo de resposta só melhora quando o processo por trás do sistema também foi revisado. Dalmi Fernandes Defanti Junior evidencia que uma empresa que digitaliza um fluxo mal desenhado apenas move o gargalo de lugar, sem eliminá-lo de fato.
Margem e satisfação: O elo entre número e percepção do cliente
A margem é o indicador que fecha a conta financeira da transformação digital. Conforme informa o fundador da Gráfica Print, Dalmi Fernandes Defanti Junior, ela nasce do cruzamento entre a economia obtida e o eventual aumento de receita gerado pela agilidade nas entregas. Isto posto, empresas que acompanham margem de forma isolada, sem relacioná-la aos outros indicadores, tendem a atribuir resultados a fatores externos quando, na verdade, a origem está no processo interno que foi automatizado.
A satisfação do cliente, embora mais subjetiva, pode ser medida com rigor semelhante. Pesquisas curtas após o atendimento, taxas de recompra e volume de reclamações formais compõem um retrato bastante confiável. Quando esses três sinais melhoram ao mesmo tempo em que a margem cresce, a pequena ou média empresa tem evidência sólida de que a digitalização está funcionando, e não apenas parecendo funcionar.
Medir para não repetir o mesmo erro duas vezes
Em última análise, o verdadeiro valor de acompanhar produtividade, economia, tempo de resposta, margem e satisfação não está em justificar o passado, mas em orientar a próxima decisão de investimento. Assim sendo, empresas que constroem esse hábito deixam de depender de impressões e passam a negociar mudanças futuras com dados na mão, o que muda inclusive a forma como sócios e bancos avaliam o negócio. A transformação digital, quando medida com esse rigor, deixa de ser um gasto de fé e se torna parte da estratégia da empresa.
